Procurement Policy

পল্লী একতা উন্নয়ন সংস্থা (রুডো)

ছোন্দাহ,সাঁথিয়া,পাবনা।

 

রুডো জরুরী অবস্থার ক্রয়নীতিমালা

(RUDO Procurement Policy of Emergency Response)

 

জরুরী অবস্থার সংজ্ঞাঃ

বাংলাদেশে যে কোন স্থানে কোন প্রাকৃতিক বা মানুষ সৃষ্ট দূর্যোগের কারনে যদি জনগনের জীবন মানের উপর সাংঘাতিক ভাবে নেতিবাচক প্রভাব পরে তাহলে তাকে জরুরি অবস্থা বলা হবে। সরকার যদি কোন এলাকাকে জরুরী অবস্থা ঘোষনা করে, তাহলে সে এলাকাও সংজ্ঞার আওতায় আসবে ।

 

উদ্দেশ্যঃ

ক.  দূর্যোগ কবলিত এলাকায় ক্ষতিগ্রস্ত পরিবারের জন্য জরুরী ভাবে খাদ্য,ঔষধ ও প্রয়োজনীয় সকল মালামাল ক্রয় করা।

খ.  ক্ষতিগ্রস্ত পরিবারের কাছে অল্প সময়ের মধ্যে ত্রানসামগ্রী সরবারহ করা।

গ.  দাতা সংস্থার সময়কাল অনুসারে ত্রানসামগ্রী ক্রয় করে ক্ষতিগ্রস্ত পরিবারকে প্রদান করা।

 

নীতিমালাঃ

১.  নিম্নোক্ত পদবীধারিগন ক্রয় চাহিদাপএ, কার্যাদেশ প্রদান এবং বিল অনুমোদন করবেনঃ

পদবী	অনুমোদন সীমা	যাচাইকারী
প্রসাশনিক কর্মকর্তা	৫ লক্ষ টাকা পর্যন্ত	হিসাব বিভাগ/ অভ্যন্তরিন অডিটর
সহকারী পরিচালক	১০ লক্ষ টাকা পর্যন্ত	হিসাব বিভাগ/ অভ্যন্তরিন অডিটর
পরিচালক	৩০ লক্ষ টাকা পর্যন্ত	হিসাব বিভাগ/ অভ্যন্তরিন অডিটর
নির্বাহী পরিচালক	৩০ লক্ষ টাকার উর্দ্ধে	হিসাব বিভাগ/ অভ্যন্তরিন অডিটর

 

২. ক্রয় চাহিদা পএ ৫০,০০০ টাকা উর্দ্ধে হলে, অনুমোদনকারী তিন সদস্য বিশিষ্ট ক্রয় কমিটি গঠন করে   দিবেন। তবে ৫০,০০০ টাকা পযর্ন্ত ক্রয় প্রক্রিয়া দুইজন কর্মী জড়িত থাকতে হবে।

 

৩. ৫০,০০০ টাকার উর্দ্ধ থেকে ৫ লক্ষ টাকা পযর্ন্ত ক্রয় কমিটি কম পক্ষে তিনটি স্পট কোটেশন সংগ্রহ করবেন। কোটেশন অনুসারে একটি নোট সিট/ তুলনামূলক বিশ্লেষন তৈরি করে যথাযথ কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে অনুমোদন ও Vender/Supplier কে কার্যাদেশ প্রদানের মাধ্যমে মালামাল ক্রয় করতে পারবেন। তবে ক্রয় প্রক্রিয়া কমিটি তিন জনের মাধ্যমে হতে হবে।

 

৪. সর্বনিম্ন দরদাতার কাছ থেকে পন্য ক্রয় করতে হবে। সর্বনিম্ন দরদাতার পন্য গুনগত মান সম্পন না হলে বা পন্য সরবারহ করতে না পারলে ২য় নিম্ন দরদাতার কাছ থেকে পন্য ক্রয় করা যাবে।

 

৫. ৫ লক্ষ টাকার উর্দ্ধে দরপএ আহবান করতে হবে। দরপএ আহবানের পর্বে কমিটি সদস্য গন প্রথমে একটি মিটিং করে কার্য বিবরনী তৈরি করবেন। কমিটি বিভিন্ন Vender/Supplier পর্যায়ে দরপএ আহবান করবেন। পরবর্তীতে কমিটি দরপএের তুলনা মূলক বিশ্লেষন প্রতিবেদন  তৈরি করবেন এবং কার্যাদেশ দেওয়ার জন্য কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে লিখিত অনুমোদন নিবেন। যাদের দরপএ  দেওয়া  হবে তাদের পৃথক পৃথক দোকান/প্রতিষ্ঠান থাকতে হবে।

 

৬.  ৫০.০০০ টাকা পযর্ন্ত নগদ টাকা প্রদান করা যাবে। ৫০.০০০ টাকার উর্দ্ধে সকল বিল A/C Payee Cheque এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠান বা সংশ্লিষ্ট মালিকের নামে ইস্যু করতে হবে।

 

৭. ৩০ লক্ষ টাকার উর্দ্ধে হলে পেপার বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে দরপএ আহবান করতে হবে।

 

৮. নগদ ক্রয়ের ক্ষেএে ৫০,০০০ টাকা নগদ ক্রয় করা যাবে।বিশেষ ক্ষেএে পরিচালক/ প্রধান নির্বাহী পরিচালকের  লিখিত অনুমোদনে যেকোন পরিমানের ও মূল্যের পন্য বা সেবা নগদে ক্রয় করা যাবে । এ ক্ষেএে  কমিটির সদস্যগনকে ০৩ টি স্পট কোটেশন সংগ্রহ করতে হবে। কোটেশন অনুসারে তুলনামূলক বিশ্লেষন প্রতিবেদন তৈরি করে যথাযথ কতৃপক্ষের কাছ থেকে নগদে ক্রয় করার লিখিত অনুমোদন দিবেন। তবে এক্ষেএে কর্যাদেশ দেওয়া প্রয়োজন নাই। ৫০,০০০ টাকার উর্দ্ধে নগদ ক্রয়ের ক্ষেএে কমিটি ৩ জন এবং একজন হিসাব রক্ষক বা অভ্যন্তরিন নিরীক্ষক কে উপস্থিত থাকতে হবে। এই ক্ষেএে ক্রয় প্রক্রিয়াটি এক দিনে করা যেতে পারে, যেমন বাজেট অনুমোদন ,কোটেশন সংগ্রহ,তুলনা মূলক বিশ্লেষন,পন্য গ্রহন এবং বিল প্রদান ইত্যাদি ।

 

৯. ৫০,০০০ টাকা পযর্ন্ত বিল নগদে প্রদান করা যাবে এবং এর উর্দ্ধে সকল বিল A/C Payee Cheque এর মাধ্যমে ব্যাবসা প্রতিষ্ঠানের নামে প্রদান করতে হবে।বিশেষ কোন কারনে ব্যাবসা প্রতিষ্ঠান না থাকলে অনুমোদিত আবেদনের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট মালিকের নামে Open Cheque প্রদান করা যাবে।

 

১০.পন্য বা মালামাল ক্রয় করার পর সংশ্লিষ্ট অফিসের স্টক রেজিস্টারে এন্টি দিতে হবে এবং পরবর্তীতে বিতরনে সময় অনুমোদিত Demand Note এর মাধ্যমে তা Out করতে হবে এবং রেজিস্টারে এন্টি দিতে হবে।

 

১১. সকল প্রকার প্রক্রিয়া শুরু থেকে শেষ পযর্ন্ত Email Correspondence এর মাধ্যম হতে পারে এবং তা গ্রহনযোগ্য।